Check-In und Check-Out: zwei kleine Gewohnheiten, die jeden Arbeitsalltag grundlegend verändern

Hier in die Podcastfolge reinhören:

Zur Zeit begleiten mich ähnlich gelagerte Herausforderungen und Frustrationen zur Meetingkultur in Organisationen. Folgende Themen kamen dabei immer wieder vor:

• „Nora; es sind immer die gleichen, die etwas sagen und die, die sich zurücklehnen….“
• „Frau Tausendfreund; es ist doch eh jeder mit sich und seinen Problemen beschäftigt…“
• „Wir kommen aus den Meetings gar nicht mehr raus, weil keiner mehr sagt, als das was Protokoll verlangt..:“

Dazu kommt, dass Büroangestellte in Deutschland jede Woche mehr als sechs Stunden in Meetings verbringen. Das ist viel Zeit – es lohnt sich also, herauszufinden, was für euch gute und Meetings, mit win-win-Effekt auf allen Seiten, ausmacht.

Zwei wunderbar einfache Gewohnheiten, um daran zu arbeiten, sind der Check-in und Check- out, die zu Beginn und zum Ende jedes Meetings oder auch eines gemeinsamen Arbeitstages eingebaut werden können. In der einfachsten Ausprägung heißt das: Wir kommen als Team zusammen, stellen uns eine oder maximal zwei Fragen, die dann jede*r für sich reihum beantwortet.

Typische Check-in-Fragen können sein:

• Wie bin ich heute hier, was hat meine Aufmerksamkeit?
• Wie geht es mir heute, was beschäftigt mich gerade?
• Wie komme ich in diesen Termin, was sind meine Gedanken dazu?
• Was muss gesagt werden, um loslegen zu können?

Je nach Art des Meetings können auch ganz andere Fragen gestellt werden, die dabei helfen können, sich gemeinsam auf das anstehende Thema einzustellen oder Kontext zu schaffen. Wie z.B.:

• Nenne eine Sache, die die Anderen noch nicht von dir wissen (z.B. bei einem Team- Workshop, in dem es um die Stärken und Fähigkeiten der Teammitglieder geht)
• Wofür bin ich dankbar, was feiere und was betrauere ich?
  (z.B. bei einem Konflikt-Meeting oder einer Team-Retrospektive)
• In welcher Rolle bist du heute hier? (Wenn es um Rollen und z.B. Governance geht)
• Wenn du eine Musik wärst, als welcher Song (geht auch mit Tier, Film, Wetter usw.) wärst du heute hier?
• …

Einen (wenn auch kurzen) Check-in zu machen, hat immer positive Effekte:
Wir schaffen Kontext füreinander, d.h. wir wissen, wie wir jeweils da sind. Es ist oft gut zu wissen, dass der Kollege schlecht geschlafen hat, weil sein Kind die ganze Nacht geschrien hat. Oder dass jemand abgelenkt ist („Ich warte auf eine wichtige E-Mail und muss ab und zu aufs Smartphone schielen”). Es hilft, Bescheid zu wissen und nicht rätselraten zu müssen, warum eine Person sich zum Beispiel anders verhält als sonst. („Langweilt er sich oder ist er respektlos?”) Außerdem hilft ein Check-in auch den stilleren Kolleg*innen, anzukommen und zu zeigen, dass sie da sind. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch später etwas sagen werden. Und manchen Menschen hilft der Check-in dabei, überhaupt mal in sich hinein- zuspüren und herauszufinden, wie es ihnen gerade geht. Für manche selbstverständlich, für andere eine hilfreiche Übung in Selbstreflektion.

Um den Check-in effektiver zu machen, hier die wichtigsten Regeln:

1. Es spricht immer nur eine Person. Keine Diskussionen, keine Kommentare zu dem, was jemand anderes gesagt hat. Warum? Der Check-in ist als safe space gedacht, in dem alle sagen können, was sie gerade empfinden, ohne sich zu zensieren wegen möglicher Kommentare und Bewertungen durch die Kolleg*innen.
2. Es ist okay, nichts zu sagen (bzw. nur kurz „Bin da”) . Der Check-in ist lediglich eine Einladung zu teilen, keine Verpflichtung. Wenn du frustriert bist, weil so wenig geteilt wird, sieh darin eine Challenge und verändere die Check-in-Fragen.
3. Der Check-in muss nicht lang sein. Es gilt die Daumenregel: Je länger das Meeting, desto mehr Zeit für Check-in und Check-out. Mehr als 5 Prozent der gesamten Zeit sollten beide nicht in Anspruch nehmen. Nutz auch gern einen Timekeeper.

Ähnliche Regeln und Abläufe gelten für den Check-Out.

Genauso, wie es Sinn macht, bewusst anzukommen und einmal innezuhalten, macht es auch Sinn, zum Ende eines Termins noch mal kurz in sich zu gehen und gemeinsam zu reflektieren. Auch hier gelten die gleichen Regeln wie beim Check-in, auch hier sollte sich die Abschlussfrage danach richten, was in diesem Kontext am sinnvollsten er- scheint. Der Check-out hat die zusätzliche Funktion, gemeinsames Lernen möglich zu machen („Wie können wir das Meeting nächstes Mal noch besser machen?”).

Mögliche Fragen zum Auschecken:

• Wie gehe ich aus dem Meeting, was nehme ich mit?
• Wie fühle ich mich jetzt?
• Was muss noch gesagt werden, um das Meeting gut beenden zu können?
• Was können wir nächstes Mal besser oder anders machen?
• Skala 1-10 – mit wie viel Energie/Motivation gehe ich aus dem Meeting?
• Hashtag-Checkout (für ganz kurze Check-outs)
• Twitter-Checkout (140 Zeichen)
• Warum ist es wichtig, dass wir dieses Meeting gemacht haben? (um eine positive Sicht auf das Meeting zu stärken)

Willst du noch mehr über die Zutaten für gelungene Meetings erfahren? Dann lies hier im Beitrag von Kerstin weiter.