6 wichtige Zutaten für ein gelungenes Meeting

Ich möchte nur auf einige Aspekte einer erfolgreichen Arbeitsbesprechung eingehen und mich dabei vor allem auf praktische Hinweis konzentrieren, die für fast alle Formen von Meetings umzusetzen sind:

Hier in die Podcastfolge reinhören:

  1. Bennent ein konkretes Meeting-Thema: In der Vorbereitung kommt es für mich auf die richtige Benennung des Themas an, so konkret wie möglich. Am besten gelingt das mit einer gezielten Frage, die beschreibt, welche Antworten man in dem Meeting finden will. Diese Frage darf ruhig als Überschrift des Meetings genutzt werden, z.B. schon bei der Versendung der Termineinladung (Welche Kommunikationsstrategie brauchen wir für die Einführung unseres neuen Gehaltssystems? Oder Wie gestalten wir die Projektgruppe für die neue Produktreihe?).Außerdem sollte bei der Auswahl der Teilnehmenden eher gegeizt werden. Ressourcen schonen heißt auch hier die Überschrift. Dabei kann man sich die Frage stellen „Wer kann durch seine Mitwirkung in diesem Meeting einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg des Termins leisten?“ oder „Wie sehr gefährdet die Nichtanwesenheit dieser Person das Gelingen dieser Runde?“. Das verhindert Zeiträuber in alle Richtungen und bekanntlich ist weniger gern mal mehr.
  2. Trennt die Rollen Chef und Moderator: ein Chef oder Fachverantwortlicher ist selten ein guter Moderator. Oder anders ausgedrückt: ein Moderator konzentriert sich mehr auf den Prozess des Meetings, weniger auf den Inhalt, somit verhindert er inhaltliche Ausschweifungen und sichert den Erfolg des Meetings indem er auch wahrgenommenen Spannungen nachspürt.
  3. Eröffnet das Meeting richtig: nehmt euch Zeit, die Menschen im Meeting abzuholen und sicher zu stellen, dass wirklich jeder da ist mit seiner Konzentration. Dazu kann man als Moderator fragen: „Wie geht es Dir? Wo kommst Du gerade her?“ Das gibt Raum, um Emotionen wie Stress mit anderen Themen, unvorbereitet sein oder fachliche Orientierungslosigkeit zu benennen/zu beichten. Diese zeitliche Investition lohnt sich, weil man dann wirklichen Fokus auf das Thema generieren kann und von da an deutlich effektiver arbeitet. Fragt auch ganz offen nach dem gewünschten Umgang mit dem Handy – ich bevorzuge es inzwischen, diese Regelung durch die Runde klären zu lassen. Dabei kommt gern mal raus, dass jemand einen sehr wichtigen Anruf erwartet, der bedient werden muss – die anderen beschließen fast immer, das Handy in die Tasche zu packen.
  4. Startet mit einer Abfrage der Erwartungshaltungen an dieses Meeting: „Wann sind wir hier heute erfolgreich?“ oder „Wann gehst Du heute zufrieden aus dieser Runde?“. Macht das als Erwartungen sichtbar und sichert einen kurzen Check, ob das heute erfüllbar ist oder auf die Warteliste muss.
  5. Der Moderator fungiert wie ein guter Schiedsrichter:  der Moderator ist ganz dem Regelwerk verpflichtet fühlt und pfeift, wenn dagegen verstoßen wird. Zeitüberschreitungen, fehlende inhaltliche Relevanz oder ungeklärte Punkte sind von ihm aktiv mit einer gelben Karte zu ahnden.
  6. Bereitet das Ende des Meetings vor: 10-15 Minuten vor dem Schluss führt man einen Abgleich der Erwartungen durch, um Enttäuschungen zu minimieren – was haben wir erledigt, was nehmen wir mit und wohin oder was kann ganz weg?

Ich spreche fast von einem Drittel der Zeit eines Meetings für „Ankommen“ und wieder „Aussteigen“ – das erscheint vielleicht sehr viel. Ich bin aber der Überzeugung, dass sonst die 2 Drittel nicht das Thema bestmöglich erwischen.

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