Rollen-Detox – oder wie ich meinen Schrank der Aufgaben ausmiste
Jeder von uns hat ganz bestimmt mehr als ein Verantwortungspaket in seinem Job und vielen ist sicher nicht bewusst, wie viele es tatsächlich sind und welche Zeitfenster sie beanspruchen. Gleichzeitig fühlen wir uns gern mal zeitlich oder inhaltlich überfordert, drücken uns vor lästigen Aufgaben oder stellen auch mal die Sinnhaftigkeit unseres Tuns in Frage. Dann ist es Zeit, sich einem Rollen Detox zu unterziehen. Am besten macht man das im Team, um Sparringspartnerschaften zu nutzen.
Zeit, die Aufgabenschränke auszumisten und neu zu sortieren?
Wir helfen euch dabei, neue Wege und Strukturen zu finden, um euren Unternehmensalltag motivierter und effektiver bestreiten zu können. Schreibt uns gern eine Nachricht:
Wir haben diese Idee mit einer Gruppe von Teamleitern bei einem Kunden umgesetzt, indem wir in 3 groben Abschnitten vorgegangen sind:
Abschnitt Nr. 1:
Jeder nimmt sich Zeit, um die eigenen Terminplanungen der letzten 4 Wochen zu analysieren und Themencluster zu bilden, denen man eine Rolle als Überschrift geben kann. Das kann von der Teamleitung, über die Kundenbetreuung oder Reklamationsbearbeitung bis zum Feelgood Management oder die Social Media Betreuung gehen. Diesen Rollen wird dann ein prozentualer Anteil, zum Beispiel pro Woche, zugeordnet. Wahrscheinlich kommt man bei ca. 80% der gesamten Arbeitszeit raus.
Abschnitt Nr. 2:
Jetzt wird jede Rolle einzeln eingeschätzt aus zwei verschiedenen Perspektiven:
A – Wie groß ist der Mehrwert dieser Rolle für das Unternehmen?
B – Wieviel Spaß macht mir die Ausfüllung dieser Rolle?
Dies kann man auf eine Skala von 1 (praktisch nicht vorhanden) bis 10 (mehr geht nicht) bewerten. Hilfreich ist es hier, jede Rolle auf einen Zettel zu schreiben und die beiden jeweiligen Werte zu notieren. Dann verortet man jeden Zettel auf einer Matrix, die sowohl den Mehrwert als auch den Spaß als Achse aufweisen und es wird sehr schnell klar, wo der Rollen Hamster humpelt.
Abschnitt Nr. 3:
Ziel sollte es ein, dass sich alle Rollen Zettel im rechten oberen Quadranten befinden, was natürlich nicht der Fall sein wird. Viel wichtiger ist es aber, die Gespräche darüber zu führen, was mit den restlichen Rollen in den anderen Quadranten passieren soll oder sogar muss?
Wenn wir beim Bild des Kleiderschranks bleiben: welche Rolle passt mir (noch)? Welche Aufgaben gefallen mir nicht (mehr)? Wer kann diese Rolle übernehmen? Oder kann das ganz weg? Brauche ich etwas Neues oder teile ich mir sogar etwas mit anderen Teammitgliedern?
Diese Übung kann gern zum Start des Sommers und Winters passieren und man fühlt sich gleich viel aufgeräumter.